 |
محمدحسین کفائی مهر |
 |
نیره طوفانیان |
شرح وظایف معاون اداری و مالی
- برنامهریزی برای تحقق و اجرای سیاستهای دانشگاه در زمینه امور اداری و عمومی؛
- نظارت بر تهیه و تنظیم بخشنامهها و آییننامههای داخلی در زمینه تسهیل و تسریع امور اداری و عمومی مربوط؛
- برنامهریزی و ایجاد ساز و کارهای مناسب برای تحقق سیاستهای تشویق و کمک به افزایش سطح رفاهی کلیه کارکنان با توجه به موارد مشابه در سایر سازمانها وهمچنین اجرای قوانین و مقررات آیینامه ها و دستورالعملهای رفاهی و بیمه کارکنان.
- نظارت بر برنامهریزیهای تعمیر و نگهداری تجهیزات و تأسیسات و ارائه گزارشهای دورهای به مقام مافوق در این زمینه؛
- نظارت بر امور انبار داری و تهیه و تنظیم دفاتر و اسناد انبار، خرید کالا و توزیع و تحویل کالاهای مورد درخواست به واحدهای متقاضی.
- ایجاد ساز و کارهای مناسب در زمینه احقاق حقوق کارکنان و ارتقاء گروه یا ترفیع و یا سایر پاداشها و تشویقهای مربوط؛
- نظارت بر رسیدگی به تخلفات اداری کارکنان و ارائه گزارش به مقامات مافوق در صورت لزوم.
- مطالعه، بررسی و برنامهریزی در خصوص واگذاری امور خدماتی و عمومی به بخش خصوصی و انعقاد قرارداد در چارچوب قوانین و مقررات موضوعه وهمکاری در انجام امور مربوط به مناقصه ها و مزایده ها مطابق مقررات جاری.
- نظارت بر تحقق شرح خدمات قراردادهای واگذاری کار و انجام خدمات اداری و عمومی و رسیدگی به تخلفات و یا شکایات مربوط؛
- برگزاری و تشکیل جلسات و کمیسیونهایی در زمینه رسیدگی به مشکلات اداری و امور عمومی کارکنان و دانشکده و ارائه پیشنهادهای مؤثر در این زمینه؛
- شرکت در جلسات و کمیسیونهای مربوط و اظهار نظر و ارائه گزارش در صورت لزوم؛
- سازماندهی روابط واحدهای تابعه با سایر واحدها در راستای تحقق اهداف دانشکده؛
- نظارت بر حسن انجام وظایف ادارات امورعمومی.
- برقراری ارتباط و هماهنگی با مدیران همطراز در مراکز و سازمانهای مرتبط و مشابه به منظور تبادل نظر و افزایش اطلاعات و معلومات تخصصی و حرفهای؛
- نظارت بر تهیه و تنظیم اسناد هزینه داخلی و خارجی و ارسال آن به مدیریت مالی؛
- نظارت بر نحوه ورود و خروج کارکنان و تهیه گزارشهای تحلیلی موردی و ادواری؛
- نظارت بر تأمین رفاه و تأمین اجتماعی کلیه کارکنان و حسن اجرای طرحهای رفاهی در چارچوب قوانین و مقررات؛
- نظارت بر انجام کلیه امور مربوط به مزایده و مناقصه؛
- نظارت بر تأمین ملزومات اداری و فنی مورد نیاز واحدها؛
- انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق.
- نظارت بر انجام امور مربوط به دبیرخانه ،بایگانی ،دریافت و توزیع نامه ها و مراسلات پستی
- نظارت بر امور تدارکات، خدمات و کارپردازی
شرح وظایف مسئول دفتر معاونت اداری و مالی
- دریافت، ثبت وتحویل کلیه نامهها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی
- تنظیم برنامههای روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدها
- تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامهها و مستندات مورد نیاز
- جمع آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
- پاسخگویی به تلفن و مراجعات مربوط
- اطلاع رسانی وقایع و اخبار مرتبط در زمان مناسب و کیفیت مطلوب
- پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
- ارائه خدمات دریافت و ارسال پیامهای الکترونیکی برای مسئولین
- نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعملهای مربوطه و میزان محرمانگی آنها
- گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی
- انجام سایر امورمحوله درحوزه وظایف سازمانی ازسوی مقام مافوق